EXCEL NEDEN KURUMSAL BİR ÇÖZÜM DEĞİLDİR?

Bütçeleme, planlama ve raporlama yazılımlarından yıllardır hep büyük şirketler yararlanıyor, çünkü KOBİ’ler için bu yazılımların kurulması, uygulaması,  ve sürdürülmesi karmaşık ve pahalı bir süreç.

Bu pahalı ve karmaşık yazılımların yerine, KOBİ ler EXCEL kullanıyor.  EXCEL hazır, basit ve kolay uyganabilen bir araç.

EXCEL masaüstünde iyi çalışan bir araç olmasına rağmen bütçe ve plan yapmak için tasarlanmamış.  Planlama süreci tek kişiyi aştığı takdirde, işbirliği gerektiren planlama süreçlerini desteklemede EXCEL yetersiz kalıyor.

EXCEL birden fazla kişinin eşzamanlı kullanımı için tasarlanmamış.  Planlama gibi paylaşmayı zorunlu kılan dinamik bir sürecin temel taşı olarak düşünülmediği gibi, bilgi güvenliği de göz ardı edilmiş.

EXCEL, veri analizi için bireysel kullanıma göre tasarlanmış. Ancak, yöneticilerin çok büyük bir çoğunluğu, ucuz, basit ve bilinir olduğu  için, bütçe ve planlamanın  omurgası olarak hala EXCEL’i kulllanıyor.

EXCEL’in bütçe ve planlamada omurga olarak kullanılması, zaman alan ve karmaşık ve hatalara açık bir uygulamadır.  EXCEL  katma değeri düşük olan veri yönetimini öne çıkarır. Oysa veri yönetimi katma değeri düşük bir faaliyettir.  Katma değeri yüksek olan  analiz ve değerlendirmeye  odaklanmayı engeller.

Bütçeleme ve planlamada EXCEL’in yetersiz kalışı  başlıca beş alanda kendini gösterir:

  1. 1. Verilerin dağıtımı ve konsolidasyonu uzun zaman alır ve hataya açıktır.

İhtiyaç duyulan verilerin dağıtımı ve konsolidasyonu birden fazla adımı gerektiren ve her adımın hataya açık olduğu zahmetli ve zor bir iştir.  Bu adımlar şunlardır:

İlk adım olarak, bütçe sorumlusu önce EXCEL de bütçenin omurgasını, yani ana iskeletini kurar.

Sonra, sorumlu birimlere göndermek üzere ana iskeleti departmanlara (masraf/gider merkezlerine) ayrıştırarak alt- EXCEL tablolarını hazırlar. Bu işlem bazı şirketler için elle doldurulması ve dağıtılması gereken yüzlerce tablo demektir.

Bu süreçte tablo bağlantıları kolayca koparak verilerin kaybolmasına neden olabilir. Ayrıca  kopuklukların tamiratı da büyük zaman kaybına yol açabilir.

Üçüncü adım ise alt-EXCEL tablolarının eposta yoluyla gönderilmesidir. Elle yapılan işlemlerde sık sık olduğu gibi epostada bazı departmanlar atlanabilir veya yanlış bir adrese yollanabilir.  Bu durum,

  • güvenlik açıklarına,
  • mevzuat uyumsuzluklarına ve
  • doğru dosyaların yeniden gönderilmesi için fazladan zaman kaybına neden olur.

Dördüncü adımda, bütçe sorumlusu gönderdiği tabloları toplamak için departman sorumlularının peşine düşer.  Doldurulmuş olarak gelen  tablolarda  verilerin eksik olması veya gecikilmesi olağan aksaklıklardandır.

Son adımda, bütçe sorumlusu verilerle dolu olarak gelen alt-EXCEL tablolarını elle teker teker ana iskelete yerleştirerek konsolide eder. Bu amaçla,

  • yöneticilerin son EXCEL versiyonunu kullandıklarından,
  • doğru verileri yeterli ayrıntıda girdiklerinden,
  • kurgulanmış formülleri bozmadıklarından
  • veya tabloyu değiştirmediklerinden

emin olabilmek için çok büyük bir emek ve zaman harcar.

Bütün bu süreçler,  analiz ve değerlendirme için harcanması gereken zamanı  israf etmesinin yanı sıra güvenlik riskine de yol açarlar.  Üstelik bu adımlar atılırken  Mali İşler’in profesyonel kadroları veri giriş elemanı gibi çalışırlar.

Buna ek olarak, veriler daha paylaşılmadan güncelliklerini kaybederek   geçerliliklerini yitirebilir.  Konsolidasyon da güvenilmez bir duruma düşebilir.

  1. Yönetici “ağaçlardan ormanı göremez”.

Bütçeleme ve kestirim süreci sadece veri toplamakla sınırlı olmayıp işlerin dinamiğini anlamak ve değişime hazır olmakla da yakından ilgilidir.  Kriz, büyüme, duraksama, yeni ürünler, birleşmeler, ayrılmalar, nedeniyle işler belirsizliğe sürüklendikçe senaryo analizleri yapmak hayati önem kazanır.   Ancak EXCEL böylesine karmaşık analizler yapamaz.

İşlerin değişmesi demek bütçeleme-planlama  modelinin yapısında değişiklik yapma zorunluluğu demektir.  Bu değişiklik,  yeni tablolar yapmak, bütün tablolardaki formülleri yenilemek, raporları değiştirmek, ve  benzeri işlemler yapmak anlamına gelir.

Her yapısal değişiklik zaman alır ve hata riskini  de beraberinde getirir.  Eğer bu değişiklik, departmanlardan yeni  bilgi almayı da gerektiriyorsa modeli yeniden kurmak, bunun için yeni verileri toplamak ve sonra da analiz etmek,  günler haftalar hatta aylar alabilir.  Bu gecikmeler şirketin değişime hızla ayak uydurmasını veya yeni fırsatlardan yararlanmasını çok zorlaştırır.

EXCEL tabanlı bütçeleme-planlama çok zaman aldığından ve çalışanları yorduğundan, Mali İşler yöneticileri verilerle başetmeğe çabalarken, ihtiyaç duydukları  gerçek bilgilerden yoksun kalırlar.  Özetle, “ağaçlardan ormanı göremez” hale düşerler.

  1. Mevzuata uymak neredeyse mümkün değildir.

Bütün şirketler şeffaflık ve veri güvenliği mevzuatına uymak zorundadır.  Kamu, şirketlerin çok sıkı denetlendiğinden emin olmalıdır.  Şirketler,  kredi verenlerin, denetçilerin ve ortakların gittikçe artan inceleme talepleriyle karşı karşıyadır.  Kılı kırk yaran  bir bütçeleme-planlama süreci, iyi yönetişim isteyen her şirket için esastır.

EXCEL  bütçe kontrolu  için tasarlanmış olan bir araç değildir.  Bazı  ayarlar—tablolara şifre konması veya tabloların kısmi olarak sadece yetkili olanlara gösterilmesi gibi- yarım önlemlerin en kötüsüdür.  Bu ayarlar mevzuat uyumuna çare olmadıkları gibi tüm süreci hantallaştırmakta ve işleri zorlaştırmaktadır.

EXCEL kullanan şirketler mevzuata uymak konusunda çeşitli risklere açıktır.  Bu risklerin  başlıcaları şunlardır:

  • Veri Güvenliği: EXCEL de bu konuda güvenlik önlemleri neredeyse hiç olmadığından,
    • verilerle oynanmadığını,
    • yetkili olmayanlarca görülmediğini,
    • ve en kötüsü şirket dışına taşınmadığından

kimse emin olamaz.

  • Veri Tutarsızlığı: Excel in birden fazla versiyonun aynı anda epostalarla şirket içinde  dolaşıyor olması, analizlerin en son güncellenmiş verilerle yapılmasını son derece zorlaştırır.

 

 

 

 

  1. EXCEL ile hiçbir zaman “tek doğru” yoktur.

Kritik bilgilerin EXCEL üzerinde yer alması,  bazı yöneticilerin güncellenmemiş  bilgilerle çalışıyor olması riskini de beraberinde taşır.

EXCEL bütçesini görüntülemek, yöneticinin o tablodaki verilerin güncel veya bayat olduğunu bilmesine veya anlamasına yetmez.  Genel olarak Excel’in dolaşımda kaç versiyonu varsa, şiket için de o kadar “doğru” vardır.

  1. EXCEL yeniden kestirim yapmaya elvermez.

Aralık sonuna kadar olan  yıllık bütçeler artık yetersiz kalmaktadır.  Günümüzün rekabetçi  ve dinamik ortamında, şirketin bugünkü durumunun yanı sıra geleceğini de anlamak amacıyla, aylık-üç aylık veya en azından altı aylık dönemlerde revize edilen dinamik bütçele,r bu yetersizliği aşmak için anahtar konumdadır.  Piyasa, rakipler ve ekonomi sürekli değişim içindedir.  Şirketler, bütçelemenin ayrılmaz bir parçası olan planlama yaparak bu değişimlerle başetmek zorundadır.

Ancak,  EXCEL açıkça zaman kaybıdır.  Bütçe birimi hızlıca yeniden kestirim yaparken bu işe departman yöneticilerinin de katılımını sağlamalıdır.  Araştırmalar bütçe sorumlularının daha sık yeniden kestirim yapmak istediklerini ancak EXCEL in çok zaman alması ve zahmetini nedeniyle bunu yapamadıklarını göstermektedir.

Bugünün dinamik şirketlerinde EXCEL in—30 yıllık bir teknoloji—bütçe ve planlamada yetersiz kaldığı artık çok açıktır.  Büyük şirketler bunun farkına çok önceden vardıkları için bazı kurumsal kaynak programları geliştirmişlerdir.

Ancak bu programların uygulamaya konmasının uzun zaman alması, uzman personel gereksinimi ve yüksel maliyetleri, bu programları KOBİ ler için erişim dışı bırakmıştır.

KOBİ ler için EXCEL dışında başka seçenek var mıdır?

Büyük olsun KOBİ olsun, bütün şirketlerin planlama süreçleri karmaşıktır. Ancak KOBİ ler artık EXCEL’in basit ve kısıtlı sonuçlarına  katlanmak zorunda değiller.  Çünkü, Türkiye gerçeklerine ve ihtiyaçlarına göre geliştirilip uluslararası raporlama ilkelerine göre 20 yıldır çalışan mükemmel  bir seçenek var:  REFLEX.

REFLEX,

  • Kullanımı kolay
  • Uygulama ve destek için BT’ye  ihtiyacı olmayan
  • Bütçeleri gerçek zamanda otomatik olarak konsolide edebilen
  • Senaryo analizine ve modellemeye son derece elverişli olan
  • Mevzuat uyumlu
  • Tek veri tabanı kullanan
  • İhtiyaca göre ölçeklenip genişletilebilen
  • Şirketin özelliklerine göre esneyebilen

Türkiye’nin senaryo simülasyonlu ilk ve tek bütçeleme ve planlama yazılımıdır.

REFLEX, öngörülen simülasyon senaryolarına göre şirket değerini artıracak kararların bugünden verilmesini sağlayarak, “müşteriye özel” rekabet avantajı sunar.